Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste (yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja) Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 § Laatimispäivämäärä 5.6.2019

Rekisterin nimi

Verkkopalautejärjestelmä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Siilinjärven kunta, osoite Kasurilantie 1, y-tunnus 0172718-0.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Verkkopalautejärjestelmän keräämät henkilötiedot on tarkoitettu ainoastaan palauteviestien käsittelyä ja vastaamista varten. Palautteen antaminen nimettömänä on mahdollista, joten nimien ja yhteystietojen antaminen eivät ole edellytyksinä palautteen lähettämiselle. Nimettöminä lähetettyihin palautteisiin Siilinjärven kunta ei vastaa, mutta lähetetyt palautteet tallennetaan palautetietokantaan. Jos henkilöt antavat palautelomakkeessa nimi- ja yhteystietonsa tai kirjautuvat järjestelmään, annettujen tietojen perusteella syntyy Verkkopalautejärjestelmä - niminen henkilötietorekisteri. Palautteiden henkilötietoja voivat käsiteellä ja lukea vain ne Siilinjärven kunnan työntekijät, jotka on nimetty palautteiden vastaajiksi tai joille on myönnetty lukuoikeus järjestelmään.

Henkilötietoja ei luovuteta kunnan ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa poikkeuksellisesi vain Siilinjärven kunnan toimeksiannosta tehtäviä tutkimuksia ja selvityksiä varten. Tekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus henkilö- ja yhteystietojen osalta eikä raporteissa julkaista henkilötietoja. Rekisteri koostuu verkkopalautejärjestelmällä annettujen palauteiden ja siihen kirjautuneiden käyttäjien tiedoista. Järjestelmä löytyy kunnan verkkosivuilta (https://www.siilinjarvi.fi, ). Palautteiden tiedot tallennetaan Verkkopalautejärjestelmään. Tietoja käytetään ja hyödynnetään kunnan asiakaspalvelun ja muun toiminnan kehittämisessä.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Rekisterin tietosisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä)

Vapaatekstikenttä sallii palautteenantajan kirjoitta vapaavalintaista sisältöä. Palautteeseen voidaan laittaa myös liitetiedosto.

Henkilötietojen tietolähteet

Järjestelmään tallentuvat vain ne tiedot, jotka käyttäjä itsestään halutessaan antavat.

Tietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, joihin ne on kerätty.

Tietojen vastaanottajat / vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Verkkopalautejärjestelmän tarkoituksena on ottaa vastaan asiakaspalautteita, kysymyksiä ja ehdotuksia. Palautteen antajilta ei vaadita henkilötietoja ja palautteen voi antaa nimettömänä ja nimimerkillä.

Palautejärjestelmässä julkisiksi määriteltyjä palautteita voi lukea REST-rajapinnan (ns. 311-rajapinta) kautta. Palautteissa ei ole henkilötietoja.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköinen aineisto: Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto: Ei synny manuaalisia aineistoja.

Tietojen tarkastusoikeus, oikeus saada pääsy tietoihinsa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 15)

Rekisteröidyllä (asiakkaalla) on oikeus saada vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai ei käsitellä ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Huoltajan tarkastusoikeuteen huollettavan puolesta vaikuttaa mm. lapsen edut. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan edunvalvontamääräyksen mukaan.

Tarkastusoikeus toteutetaan siten, että asiakkaalla on oikeus saada jäljennös itseä koskevista henkilötiedoista. Jäljennös on maksuton. Jos pyydetään useampia jäljennöksiä, niistä voidaan periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu (kh 25.9.2006 § 190).

Allekirjoitettu lomake toimitetaan postitse osoitteeseen: Siilinjärven kunta, tietosuojavastaava, PL 5, 71801 Siilinjärvi. Tai sähköisesti osoitteeseen: [email protected]. Sähköisesti lähetetyn viestin tietoturvasta vastaa lähettäjä. Vastaukset lähetämme postitse pyynnön tekijän osoitteeseen (tarkistus väestörekisteristä). Lomakkeen voi tulostaa osoitteesta: https://www.siilinjarvi.fi/minun-siilinjarvi/asiointi/rekisteriselosteet/tietosuojaselosteet tai pyytämällä sen toimittamista rekisteristä vastaavalta viranhaltijalta tai tietosuojavastaavalta.

Tarkastuspyyntö käsitellään ilman aiheetonta viivytystä. Vastaus toimitetaan kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, käsittelyyn tarvittavaa määräaikaa voidaan lain mukaan jatkaa kolmeen kuukauteen alkuperäisestä pyynnöstäsi. Tästä ilmoitetaan erikseen. Jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, tietojen toimittamisesta voidaan kieltäytyä antamalla kirjallinen todistus.

Oikeus tiedon oikaisemiseen, (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 16)

Rekisteröidyllä (asiakkaalla) on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Rekisterinpitäjän on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava, tai täydennettävä rekisterissä oleva ja käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Henkilötietojen oikaisupyyntö tehdään toimittamalla allekirjoitettu lomake postitse osoitteeseen: Siilinjärven kunta, tietosuojavastaava, PL 5, 71801 Siilinjärvi. Tai sähköisesti osoitteeseen: [email protected]. Sähköisesti lähetetyn viestin tietoturvasta vastaa lähettäjä. Vastaukset lähetämme postitse pyynnön tekijän osoitteeseen (tarkistus väestörekisteristä). Oikaisupyynnössä tulee yksilöidä, mitä henkilötietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Lomakkeen voi tulostaa osoitteesta: https://www.siilinjarvi.fi/minun-siilinjarvi/asiointi/rekisteriselosteet/tietosuojaselosteet tai pyytämällä sen toimittamista rekisteristä vastaavalta viranhaltijalta tai tietosuojavastaavalta.

Oikaisupyyntö käsitellään ilman aiheetonta viivytystä. Vastaus vaadittuihin toimenpiteisiin liittyen toimitetaan kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, käsittelyyn tarvittavaa määräaikaa voidaan lain mukaan jatkaa kolmeen kuukauteen alkuperäisestä pyynnöstä. Tästä ilmoitetaan erikseen. Tietojen oikaiseminen on maksutonta.

Jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, vaatimistasi toimenpiteistä voidaan kieltäytyä antamalla kirjallinen todistus.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (Eu:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklat 17 - 18 ja 20)

Rekisteröidyllä on rajoitettu oikeus vaatia henkilötietojen kokonaan poistamista (oikeus tulla unohdetuksi). Poistamista ei voi vaatia, jos henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen.

Rekisteröidyllä on rajoitettu oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Siirtoa ei voi vaatia, jos käsittely on toteutettu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi. Suostumukseen tai sopimukseen perustuvat henkilötiedot voi siirtää, jos se on teknisesti mahdollista.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää käytössään olevia oikeuksia, hänen tulee esittää kirjallinen, yksilöity pyyntö joka toimitetaan postitse osoitteella: Siilinjärven kunta, tietosuojavastaava, PL 5, 71801 Siilinjärvi. Voimme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Vastustamisoikeus (Eu:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 21)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseen perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai kunnalle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle, (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 77)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän lisäksi rekisteröity voi käyttää muita hallinnollisia muutoksenhaku- tai oikeussuojakeinoja. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu (Lisätietoja: www.tietosuoja.fi). Omien tietojen tarkastus, sen jälkeiset mahdolliset oikaisutoimenpiteet tai muut huomiot tietosuoja-asetuksen vastaisesta toiminnasta tulee saattaa ennen valituksen tekemistä rekisterinpitäjän käsiteltäväksi.

Henkilötietojen lakisääteinen antaminen

Pääsääntöisesti henkilötietojen antaminen on lakisääteinen vaatimus. Tietojen antamatta jättäminen estää tässä rekisterissä mainitun palvelun saamisen.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Siilinjärven kunta ei tee rekisterissä mainituista palveluista päätöksiä pelkästään automaattiseen päätöksentekoon perustuen.

Rekisterin käyttötarkoitus on Palautepalvelun toteuttaminen. Palvelussa lähetetään, käsitellään ja tilastoidaan palautteita. Palvelua voidaan käyttää ilman yhteystietojen syöttämistä. Palveluun voidaan jättää yhteystiedot ja siihen voidaan myös kirjautua. Yhteystiedot jättäneille käyttäjille lähetetään viestejä hänen omaan asiaansa liittyen.

Tietojen käsittely perustuu verkkopalvelun käyttäjän lähettämään palautteeseen, rekisteröitymiseen ja käyttöehtoihin.

Tiedot vaihtelevat palautetyyppikohtaisesti.